Klanten e-mails en facturen controleren

Inleiding

WooCommerce stuurt automatisch verschillende e-mails naar klanten, zoals orderbevestigingen, facturen, verzendmeldingen en terugbetalingsberichten.
Het is belangrijk om te weten waar u deze e-mails kunt controleren, opnieuw kunt versturen of kunt aanpassen.
In dit hoofdstuk leert u precies hoe u dit doet.

Welke WooCommerce e-mails worden automatisch verstuurd?

Standaard verstuurt WooCommerce onder andere:

• Nieuwe bestelling (naar beheerder)
• Bestelling in behandeling – naar de klant wanneer betaling is ontvangen
• Bestelling in wachtrij – klant heeft nog niet betaald
• Bestelling voltooid – wanneer de bestelling is afgerond of verzonden
• Factuur/Bestelling – overzicht van de bestelling, voor administratie
• Terugbetaling voltooid
• Wachtwoord reset – bij account wijzigingen

E-mails opnieuw versturen vanuit een bestelling

1. Ga naar WooCommerce → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling waarvan u de e-mail wilt opnieuw versturen.
3. Zoek het blok Bestellingsacties (meestal rechts bovenaan).
4. Kies in de dropdown welke e-mail u wilt versturen, bijvoorbeeld:
   
   
   
   • Factuur/Bestelling e-mail naar klant sturen
   • Orderbevestiging opnieuw versturen
   • Verzendbevestiging opnieuw versturen
5. Klik op de ronde pijl-knop om de e-mail te verzenden.

De klant ontvangt de e-mail direct opnieuw.

Facturen bekijken en downloaden

WooCommerce zelf genereert geen PDF-facturen.
Als uw webshop PDF-facturen bevat (zoals bij veel SjopSjop-webshops), gebeurt dit via een extra plugin, bijvoorbeeld:

• WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Zo bekijkt u de factuur:

1. Ga naar WooCommerce → Bestellingen.
2. Klik op een bestelling.
3. Zoek in het besteloverzicht naar knoppen zoals:
   
   
   
   • Bekijk factuur
   • Download factuur (PDF)
   • Download pakbon

Facturen opnieuw versturen

Indien gebruikt, kunt u PDF-facturen ook opnieuw versturen:

1. Open de bestelling.
2. Scroll naar het blok Bestellingsacties.
3. Kies PDF-factuur naar klant sturen (indien aanwezig).
4. Klik op de pijlknop.

WooCommerce e-mail log bekijken (optioneel)

Sommige webshops hebben een e-mail logfunctie, bijvoorbeeld via:

• WP Mail Logging

Hiermee kunt u zien:

• Welke e-mails zijn verzonden
• Of een e-mail is afgeleverd
• Of een e-mail een foutmelding gaf

Dit is vooral handig bij klanten die aangeven geen e-mail te hebben ontvangen.

E-mailinstellingen aanpassen (optioneel)

U kunt alle WooCommerce e-mails aanpassen via:

1. Ga naar WooCommerce → Instellingen.
2. Klik op het tabblad E-mails.

Hier kunt u:

• E-mails in- of uitschakelen
• E-mailadressen wijzigen (afzendernaam, afzendermail)
• Tekst van e-mails aanpassen
• Kleuren en lay-out wijzigen

Veelvoorkomende problemen

De klant ontvangt geen e-mails

• Controleer of de bestelling de juiste status heeft (bijv. In behandeling).
• Controleer of het klant e-mailadres juist is ingevoerd.
• Kijk in de e-mail log (indien aanwezig).
• Controleer of de webshop goede SPF/DKIM/DMARC DNS-records heeft.
• Laat de klant zijn spamfolder controleren.

E-mails worden wel verzonden maar komen niet aan

• Zorg dat de webshop een professionele SMTP-oplossing gebruikt (bijv. met een SMTP plugin).
• Controleer de mailinstellingen van de hostingprovider.
• Gebruik geen @gmail.com of @hotmail.com als afzender via WooCommerce.

De factuur klopt niet

• Controleer de bestelling op productprijzen, BTW en verzendkosten.
• Update de factuur via de factuurplugin (indien aanwezig).

Kort samengevat

• Klant e-mails worden automatisch verstuurd door WooCommerce.
• Via Bestellingsacties kunt u elke e-mail opnieuw versturen.
• PDF-facturen bekijken of downloaden kan via een factuurplugin.
• Instellingen aanpassen kan via WooCommerce → Instellingen → E-mails.
• Bij problemen: controleer e-mail log en gegevens van de klant.

Hulp nodig?

We reageren meestal binnen 24–48 uur. Uw oplossing is maar één berichtje van u vandaan.